Es ist eine Zukunftsvision, aber eine, die bald Wirklichkeit werden soll: Ein Verwaltungsmitarbeiter sitzt am Rechner in Augustusburg und bearbeitet einen Antrag auf verkehrsrechtliche Genehmigung, den eine Wurzener Bürgerin soeben online gestellt hat. Kommunen, die Hunderte von Kilometern entfernt sind, teilen sich Verwaltungsaufgaben, werden so flexibler und effektiver. Unabhängig von Öffnungszeiten der Rathäuser können Bürgerinnen und Bürger zudem ihre Anliegen wie z. B. Gewerbeanmeldungen online rund um die Uhr erledigen, ohne Terminvereinbarung und Wartezeiten im Amt.
Möglich werden soll dies durch die sogenannte „Rathaus Cloud“ – eine gemeinsame IT-Plattform, die Verwaltungen in die Lage versetzen soll, den Schwerpunkt auf die Eingangsdaten (Außensicht: Anträge, Rechnungen etc.) und die Ausgangsdaten (Auskünfte, Aufträge,Bescheide etc.) zu lenken, mittels geeigneter Standardisierung Prozesse automatisch zu bearbeiten und notwendige manuelle Eingriffe auf ein notwendiges Maß einzuschränken.
Nachdem die vier Wurzner-Land-Kommunen und die Stadt Augustusburg im Jahr 2019 den Startschuss gegeben hatten, haben sich dem Kooperationsverbund mittlerweile auch Brandis, Markkleeberg, Mittweida und Naunhof sowie der Städteverbund Göltzschtal angeschlossen.
Welch immenser Arbeitsaufwand hinter diesem Projekt steht, hatte Oberbürgermeister Jörg Röglin den Wurzener Stadträten in einer eigens dafür am 11. Mai einberufenen Sondersitzung erläutert. Dabei geht es nach seinen Ausführungen nicht nur darum, Dinge, die in jeder Kommune ein bisschen anders ablaufen, so zu vereinheitlichen, dass das Online-Produkt letztlich für alle nutzbar ist. Immerhin soll ja trotzdem die Leistung für die Nutzer als die der jeweiligen Heimatkommune identifizierbar sein. Die einzelnen Softwarelösungen werden daher als „white label“-Produkte konzipiert, lassen sich also individuell an die Anforderungen der Kommunen anpassen.
Zudem müssten, so Jörg Röglin, auch noch die Anforderungen der ganz unterschiedlichen Nutzergruppen berücksichtigt werden und das Endprodukt auch die hohen Anforderungen an Datensicherheit erfüllen und mit den Basiskomponenten des Freistaates Sachsen kompatibel sein.
Hinzu komme, dass die Ausschreibung einer solchen Softwareentwicklung nicht mit konventionellen Ausschreibungen wie z. B. für eine Bauleistung mit konkreten Mengen- und Leistungsangaben vergleichbar ist – im IT-Bereich arbeitet man bei solchen Vorhaben mit agilen Methoden, viele Inhalte lassen sich im Vorfeld nicht genau festlegen und erst recht nicht quantifizieren.
In enger Abstimmung zwischen den beteiligten Kommunen seien mithilfe der Canvas-Methode zentrale Projektelemente erarbeitet worden. Techniken wie Persona-Erstellung, User Stories und Use Cases würden zum Sammeln der Produktanforderungen genutzt und sogenannte Produkt-Visionen erarbeitet. Positives Feedback: Die entstandenen Projektunterlagen weisen weit mehr Professionalität auf, als sonst in kommunalen Verwaltungen üblich.
Rund viereinhalb Monate haben die Vorarbeiten für die Ausschreibung der Leistungen für die Software-Entwicklung, die Prüfung der eingegangen Angebote und die Auswertung der Präsentationen der ausgewählten Anbieter gedauert. Im Vorgriff auf den Haushalt genehmigten die Stadträte in der Sondersitzung am 11. Mai 2021 nun einstimmig die Vergabe der Softwareentwicklungsleistungen zur Umsetzung des Projektes „IT-gestütztes interkommunales Dienstleistungszentrum“ an die Firma EXXETA AG mit Sitz in Leipzig, die im Vergabeverfahren insgesamt 96,8 von 100 möglichen Punkten erlangte und sich damit den 1. Platz gesichert hatte. Ausschlag gebend hierbei sei gewesen, dass das Unternehmen das preislich günstigste Angebot vorgelegt hatte und auch die Qualität der eingereichten Konzepte sehr gute und außergewöhnliche Bewertungen erlangte.
Noch im Mai will man mit der Softwareentwicklung beginnen, spätestens Ende des Jahres sollen, so der Oberbürgermeister, die ersten Fachanwendungen, verkehrsrechtliche Anordnung und Gewerbeverfahren, online nutzbar sein.
Nähere Informationen zum Projekt: https://rathaus-cloud.de/